Proforma fatura, çoğu ihracat işleminin ilk resmi belgesidir: alıcı siparişi onaylamadan, akreditif açtırmadan veya ithal izni almadan önce eline geçen referanstır. Doğru kurulmuş bir proforma, sonraki tüm adımları (akreditif, sevkiyat, gümrük) hizalar; eksik bir proforma ise düzeltme döngüsü doğurur. Bu rehber proformanın ne olduğunu, ticari faturadan farkını, zorunlu alanlarını ve hazır bir şablon yapısını anlatır.
Proforma fatura: Satıştan önce verilen, malı, fiyatı ve teslim/ödeme şartlarını gösteren resmi nitelikli teklif belgesi. Muhasebe kaydı doğurmaz, resmi fatura yerine geçmez; amacı sipariş onayı, akreditif açılışı ve ithal izni için referans olmaktır.
Proforma ve ticari fatura farkı
Proforma satış öncesi bir tekliftir ve muhasebeleştirilmez. Ticari fatura (commercial invoice) ise sevkiyatla düzenlenen, ödeme ve gümrüğe esas kesin belgedir. İhracatta belge başlığı genelde COMMERCIAL INVOICE olur; proforma ise PROFORMA INVOICE olarak ayrı düzenlenir ve resmi e-fatura/domestik faturadan da ayrıdır.
Zorunlu alanlar ve şablon yapısı
İyi bir proforma şu blokları eksiksiz içerir:
- Başlık: PROFORMA INVOICE ibaresi, proforma no, düzenleme tarihi, geçerlilik süresi.
- Taraflar: Satıcı (ihracatçı: unvan, adres, vergi no/EORI), alıcı (ithalatçı), gerekiyorsa teslim adresi (consignee).
- Mal kalemleri: Sıra, ürün tanımı, GTIP/HS kodu, miktar ve birim, birim fiyat, satır tutarı.
- Toplamlar: Ara toplam, Incoterm gereği navlun/sigorta, genel toplam ve para birimi (USD/EUR vb.).
- Şartlar: Teslim şekli (Incoterms 2020) ve teslim yeri, ödeme şekli, teslim süresi, menşe, ambalaj ve brüt/net ağırlık.
- Ek: Gerekiyorsa banka bilgileri (akreditif/havale), notlar, imza ve kaşe.
Para birimini ve Incoterm teslim yerini her zaman açık yaz (örn. FOB Izmir, CIF Hamburg). Akreditif bu satırlara göre açılır; belirsizlik bırakırsan tutarsızlık ileride discrepancy olarak geri döner.
Akreditif ve banka açısından
İthalatçı akreditifi çoğu zaman proforma üzerindeki bilgilere göre açtırır: mal tanımı, tutar, Incoterm, yükleme/varış yeri, teslim süresi. Bu yüzden proforma ile açılan akreditif birebir uyumlu olmalıdır; aksi halde vesaik aşamasında akreditif tutarsızlığı ve ödeme gecikmesi yaşanır.
Sık yapılan hatalar
Eksik/yanlış Incoterm, para birimi belirsizliği, GTIP kodunun olmaması, geçerlilik süresinin yazılmaması, alıcı/teslim bilgisi eksikliği ve birim ile toplam tutar tutarsızlığı en sık hatalardır. Her biri siparişi geciktirir ve akreditif/gümrük aşamasında düzeltme döngüsü yaratır.
Proformayı sistemden üretmek
Proformayı her seferinde elle bir şablon dosyasında doldurmak, yıllar içinde onlarca farklı sürüm ve tutarsızlık demektir. Sighthem gibi bir dış ticaret operasyon katmanında proforma tek formdan üretilir: çoklu para birimi ve Incoterms hazır, GTIP ürün kartından gelir, TR/EN bilingual PDF tek tıkla çıkar, yönetici onayı opsiyoneldir ve aynı kayıt siparişe, sevkiyata ve akreditife bağlanır. Böylece proforma ile sonraki belgeler arasında tutarlılık garanti olur.
Sık sorulan sorular
Proforma fatura nedir?
Proforma fatura, satıştan önce alıcıya verilen, malın tanımını, miktarını, fiyatını, teslim ve ödeme şartlarını gösteren resmi nitelikli bir teklif belgesidir. Muhasebe kaydı doğurmaz ve resmi fatura yerine geçmez; amacı alıcının siparişi onaylaması, akreditif açtırması veya ithal izni alması için referans oluşturmaktır.
Proforma fatura ile ticari fatura arasındaki fark nedir?
Proforma satış öncesi bir teklif/ön belgedir, muhasebeleştirilmez. Ticari fatura (commercial invoice) ise sevkiyatla birlikte düzenlenen, ödeme ve gümrük işlemlerine esas olan kesin belgedir. İhracatta belge başlığı genelde COMMERCIAL INVOICE olur; proforma ise PROFORMA INVOICE olarak ayrı düzenlenir.
Proforma faturada hangi alanlar zorunlu?
Başlık (PROFORMA INVOICE), proforma no ve tarih, geçerlilik süresi; satıcı ve alıcı bilgileri; mal tanımı, GTIP/HS kodu, miktar, birim fiyat ve tutar; teslim şekli (Incoterms) ve teslim yeri; para birimi; ödeme şekli; menşe; ambalaj ve ağırlık; gerekiyorsa banka bilgileri. Bu alanların eksiksiz ve tutarlı olması sonraki adımları (akreditif, gümrük) sorunsuz kılar.
Proforma fatura akreditif için neden önemli?
İthalatçı çoğu zaman akreditifi proforma üzerindeki bilgilere göre açtırır: mal tanımı, tutar, Incoterm, yükleme/varış yeri ve teslim süresi. Proforma ile açılan akreditif arasındaki tutarsızlık, ileride vesaik aşamasında discrepancy ve ödeme gecikmesi olarak geri döner. Bu yüzden proforma baştan doğru kurulmalıdır.
Proforma faturada en sık hatalar neler?
Eksik veya yanlış Incoterm, para birimi belirsizliği, GTIP kodunun bulunmaması, geçerlilik süresinin yazılmaması, alıcı/teslim bilgisinin eksikliği ve birim ile toplam tutar tutarsızlığı en sık hatalardır. Bunlar hem siparişin gecikmesine hem de akreditif/gümrük aşamasında düzeltme döngüsüne yol açar.