Excel + WhatsApp vs Sighthem
Dış ticaret ekiplerinin büyük çoğunluğu Excel dosyaları, WhatsApp grupları ve Drive'da paylaşılan klasörlerle çalışıyor. Sighthem bunu tek operasyonel iskelete dönüştürür. Bu sayfa, özellik bazında ne değiştiğini ve geçişin maliyet/zaman matematiğini gösterir.
Özellik Bazında Karşılaştırma
| Boyut | Excel + WhatsApp | Sighthem |
|---|---|---|
| Müşteri listesi | Bir kişinin Excel dosyasında; o kişi gidince ilişki gider. | Workspace altında, herkesin (yetkisi varsa) erişebildiği tek pipeline. |
| Lead takibi | Hatırlatma yok. Cevap bekleyen mesaj WhatsApp'ta unutulur. | Lead'e takip görevi atanır, otomatik hatırlatma cron'la düşer. |
| Sipariş & teklif | Word/Excel'de elle hazırlanır; her teklif farklı görünür. | Tek formdan üretilir; çoklu para birimi, Incoterm, vade tek tıkla. |
| Proforma fatura PDF | Şablon dosyası, elle doldurulur, yıllar içinde 50 farklı sürüm. | Sistem üretir; TR/EN bilingual, manager onayı opsiyonel. |
| Sevkiyat takibi | Forwarder'a sorulur, WhatsApp'a yansır, kaybolur. | Shipment kaydı 6 statü ile, evraklar (B/L, packing list, CO) slot/sürüm. |
| Akreditif (L/C) | Banka mektubu PDF, kim ne zaman gönderdi belirsiz. | 5 lifecycle (PREPARED → SUBMITTED → ACCEPTED → DISCREPANCY → CLOSED), deadline cron. |
| Yaptırım taraması | Yapılmaz. Riski sonradan duyarsın. | OFAC + AB + BM listeleri, 3 modlu otomatik kontrol. |
| KDV iadesi | Ay sonu birkaç saat veri toplama. | Otomatik aggregate, 12 ay grafik, ülke kırılımı, beyan öncesi tek sayfa. |
| Çoklu para birimi | Manuel kur, hatalı toplam, ayrı sayfa. | EUR/USD/TRY/GBP otomatik kur, per-currency running balance. |
| Müşteri aramaları | Cep telefonundan; kayıt yok, kim aradı belirsiz. | Tarayıcıdan WebRTC, 206 ülke, KVKK uyumlu kayıt + dinleme. |
| Email kampanya | Outlook'tan BCC; tracking yok, unsubscribe yok. | Kurumsal e-posta altyapısı + açılma/tıklama takibi + abonelikten çıkma + bounce yönetimi. |
| Raporlama | Excel pivot'ları, ay sonu birkaç saat manuel. | Pipeline, satış, tahsilat, performans, gerçek zamanlı. |
| Ekip yetkisi | Dosya paylaşımı; herkes her şeyi görür veya hiç kimse görmez. | Workspace + rol bazlı + modül toggle; audit log. |
| KVKK & yedek | Yedek bilgisayarda; KVKK politikası yok. | AB barındırma, saatlik yedek, audit log, KVKK uyumlu. |
| Onboarding süresi | Yeni kişi 2-4 hafta öğrenir; kim ne dosyada karışıklığı. | Sistem netliği, birkaç saatte temel kullanım. |
3 Gerçek Senaryo
1. "Anahtar kişi şirketten ayrıldı"
Excel + WhatsApp: Müşteri listesi ve teklif geçmişi o kişinin bilgisayarında ve WhatsApp'ında. Yeni kişi 3 hafta boyunca müşterilere "hangi aşamadaydık?" diye soruyor; bazı ilişkiler kayıp.
Sighthem: Workspace'te tüm geçmiş duruyor, son temas, gönderilen teklif, vade, açık görev. Yeni kişi ilk günden devralır.
2. "Beyanname için ay sonu raporu"
Excel + WhatsApp: 3 Excel dosyası + 2 banka ekstresi + WhatsApp'tan sipariş listesi birleştirilir. 4-6 saat manuel iş, formül hatası riski yüksek.
Sighthem: KDV iadesi sayfası: 12 ay grafik, ülke kırılımı, beyan dönemi tutarı, tek sayfada, otomatik aggregate.
3. "Yaptırım listesine giren bir müşteri"
Excel + WhatsApp: Habersiz iş yapmaya devam edersin; riski sonradan ya da banka geri çevirince öğrenirsin. Yaptırım ihlali maliyeti milyon dolarlık olabilir.
Sighthem: Sanctions screening modülü her gün OFAC + AB + BM listelerini tarar; eşleşme anında alert. Risk öncesinde durur.
ROI, 5 kişilik ekip için kabaca
| Kişi başı haftalık tasarruf | 4-6 saat |
| 5 kişi × 5 saat × 4 hafta | 100 saat/ay |
| Saatlik operasyon maliyeti (kabul) | 200 TL |
| Aylık tasarruf | ~20.000 TL |
Bu hesap; ekip büyüklüğü, sektör ve mevcut süreç olgunluğuna göre değişir. Tasarrufun yanına KDV iadesi disiplini, yaptırım riskini önleme ve müşteri devir teslim kolaylığı da eklenir.
Sık Sorulan Sorular
Excel'i tamamen bırakmam mı gerekiyor?
Hayır. Excel finansal modelleme veya hızlı ad-hoc analiz için kalmaya devam eder; ama lead, müşteri, sipariş, sevkiyat ve tahsilat operasyonu Sighthem'e taşınır. Sighthem her tabloyu zaten CSV/Excel olarak dışa aktarır.
Excel'deki mevcut verim ne olacak?
Lead, müşteri ve sipariş için CSV import desteği var. İhtiyaç halinde veri taşıma ve ekip eğitimi için onboarding desteği sağlanır.
Maliyet hesabı nasıl?
5 kişilik bir ekipte; haftada kişi başı 4-6 saat operasyon tasarrufu (takip, raporlama, evrak hazırlama). 5 kişi × 5 saat × 4 hafta = 100 saat/ay. Saatlik maliyet 200 TL kabul edilirse aylık 20.000 TL tasarruf, Sighthem aboneliğinin onlarca katı.
Ekibim yeni yazılıma alışır mı?
Sighthem CRM netliğiyle tasarlandı (ERP karmaşıklığı değil). İhtiyaç halinde onboarding desteği veriyoruz; tipik bir kullanıcı birkaç saat içinde temel akışı tamamlar.