Mikro veya Luca’yı bırakmak gerekmez
Türkiye’de ihracat ve ithalat yapan firmaların büyük çoğunluğu muhasebesini Mikro ya da Luca gibi bir programda tutar. Dış ticarete özel bir yazılıma bakarken çoğu kişi yanlış soruyu sorar: “Müşterilerimi Mikro’dan nasıl koparırım?” Doğru soru şudur: “Mikro’ya dokunmadan ihracat operasyonumu nasıl hızlandırırım?”
Çünkü Mikro veya Luca’yı sökmek aslında muhasebenin omurgasına dokunmaktır; bu da hem maliyetli hem risklidir. Sighthem’in yaklaşımı bunun tersidir: muhasebe yazılımınız yerinde kalır, Sighthem onun yapamadığı işi yapar ve hazır veriyi tek tıkla ona geri verir.
Muhasebe omurgası Mikro’da kalır
Mikro ve Luca esas olarak muhasebe ve resmi defter sistemleridir. E-defter, beyanname, KDV, mali müşavir süreci hep oradan akar. Bu yasal omurgayı değiştirmek demek veri göçü, yeniden eğitim ve uyum riski demektir. Hiçbir firma yeni bir operasyon aracı aldı diye muhasebe sistemini riske atmak istemez. Dolayısıyla doğru kurgu, muhasebeyi olduğu yerde bırakıp ihracat tarafını ayrı bir katmanda çalıştırmaktır.
Mikro dış ticarette nerede yetersiz kalır
Muhasebe yazılımları yurt içi muhasebe odaklıdır; ihracat operasyonu onların zayıf tarafıdır. Bu işler bugün çoğu firmada Excel’de, e-postada ya da WhatsApp’ta dağınık ilerler:
- Müşteri bulma ve lead takibi, e-posta kampanyaları, iletişim geçmişi
- Çok dövizli teklif ve proforma fatura
- Sipariş, depo, stok, üretim ve reçete (BOM) takibi
- Sevkiyat, konteyner takibi, çeki listesi ve sevk evrakı
- Akreditif (L/C), DİİB, gümrük ve GTİP yönetimi, yaptırım taraması
- Lot ve son kullanma tarihi izlenebilirliği
Sighthem tam olarak bu boşluğu doldurur. Yani rakibiniz Mikro değil, dağınık tabloların ve kopuk iletişimin yarattığı kaostur.
Birlikte çalışma modeli: hangi iş nerede
Net bir iş bölümü, hem operasyonu hızlandırır hem de muhasebecinin işine karışmaz:
| İş / görev | Nerede yapılır |
|---|---|
| Resmi muhasebe, e-defter, beyanname | Mikro / Luca |
| E-fatura / e-arşiv kesimi ve GİB gönderimi | Mikro / Luca (veya entegratör) |
| Müşteri ve lead pipeline, e-posta, kampanya | Sighthem |
| Teklif, çok dövizli proforma | Sighthem |
| Sipariş, depo, stok, üretim, BOM | Sighthem |
| Sevkiyat, konteyner, çeki listesi, gümrük/GTİP, akreditif, DİİB | Sighthem |
| Cari, stok ve sipariş kartlarının aktarımı | Sighthem → Mikro (CSV/XLSX) |
| Fatura verisinin e-fatura için aktarımı | Sighthem → Mikro / Luca (UBL/XML) |
Operasyonu Sighthem’de yürütün: müşteri ve siparişi girin, üretim ve sevkiyatı yönetin, faturayı hazırlayın. Ardından cari/stok/siparişi CSV ile, faturayı UBL/XML ile Mikro veya Luca’ya aktarın. Muhasebeci yalnızca içe aktarır; veri girişi tekrar etmez.
Cari, stok ve siparişi Mikro’ya aktarma
Sighthem, cari hesapları, ürün/stok kartlarını ve satış siparişlerini her programın kendi içe aktarma ekranının beklediği Türkçe alan başlıklarıyla dışa verir: Mikro için DB EXIM, Logo için ExcelTrans, Netsis için Transfer düzeni. Çıktı CSV (UTF-8 BOM, noktalı virgül) veya Excel (XLSX) olur. Kolon eşlemesini programın aktarım ekranında bir kez yapar, sonra tekrar kullanırsınız. Böylece aynı veriyi iki kez yazmazsınız.
Faturayı UBL/XML olarak Mikro, Luca ve diğer entegratörlere gönderme
En kritik nokta budur. Sighthem’de hazırladığınız faturayı, e-fatura olarak kesilmek üzere UBL-TR XML formatında indirip muhasebe programınıza ya da e-fatura entegratörünüze yüklersiniz. Sevk ekranındaki nihai fatura adımında “e-Fatura XML (UBL)” butonu, Faturalar sayfasında ise her faturanın yanındaki XML butonu tek tıkla dosyayı üretir.
Bu dosya yalnızca Mikro veya Luca’ya değil, UBL/XML ile içe aktarım yapan her e-fatura programı veya entegratörüyle çalışır; belirli bir markaya bağlı değildir. UBL-TR 1.2, Türkiye’de e-faturanın resmi ve tek standart formatıdır. Mikro ve Luca en yaygın örneklerdir; aynı dosya Logo eLogo, Nilvera, EDM, Uyumsoft, İzibiz ve Foriba dahil UBL-TR kabul eden tüm sistemlere de sorunsuz yüklenir. Sighthem profili otomatik seçer: yurt dışı alıcıda ihracat (IHRACAT), yurt içinde ticari e-fatura (TICARIFATURA).
İhracat e-faturası (UBL-TR): dikkat edilecekler
İhracat e-faturası, GİB’in en ayrıntılı profilidir ve birkaç zorunlu alan ister; Sighthem bunları otomatik doldurur: yurt dışı alıcı bilgisi, her kalem için GTİP, Incoterms teslim şekli, taşıma şekli kodu ve KDV istisna gerekçesi. Belge başlığı yabancı alıcıya COMMERCIAL INVOICE olarak çıkar.
Resmi fatura seri numarasını her zaman e-fatura programınız (Mikro, Luca veya entegratör) kendi GİB serisinden atar; XML’deki numara yalnızca taşıyıcı bir yer tutucudur. Ayrıca ihracatta her ürünün GTİP kodu kataloğunuzda dolu olmalıdır, yoksa ihracat e-faturası eksik kalır.
Geçiş nasıl başlar
Geçiş, muhasebeyi taşımakla değil, operasyonu bir araya getirmekle başlar:
- Cari ve ürün/stok kartlarını Sighthem’e bir kez aktarın (Excel’den içe alma).
- Yeni teklif, sipariş ve sevkiyatları Sighthem’de yürütmeye başlayın.
- Fatura kesim anında UBL/XML’i indirip Mikro veya Luca’ya yükleyin.
- Ay sonunda cari/stok hareketlerini CSV ile muhasebeye senkronlayın.
Bu modelde muhasebe ekibi alışkanlıklarını değiştirmez; satış ve operasyon ekibi ise proforma, sevk evrakı ve fatura hazırlığını dakikalar yerine saniyelerde tamamlar. Tek bir kaynaktan beslenen veri, mükerrer giriş ve kopyala-yapıştır hatalarını ortadan kaldırır.
Sighthem, Mikro veya Luca’nın yerini mi alıyor?
Hayır. Sighthem muhasebe yazılımınızın yerini almaz, üstüne oturur. Resmi muhasebe, e-defter ve beyanname Mikro veya Luca’da kalır; Sighthem ihracat operasyonunu (müşteri bulma, teklif/proforma, sipariş, depo, üretim, sevkiyat, akreditif, gümrük belgeleri) yürütür ve hazır veriyi muhasebe yazılımınıza geri verir. Muhasebecinizin düzenini bozmadan kullanılır.
Sighthem’de oluşturduğum faturayı Mikro veya Luca’ya nasıl aktarırım?
Faturayı UBL-TR (e-fatura) XML olarak indirirsiniz ve e-fatura programınızın (Mikro, Luca, Logo eLogo, Nilvera vb.) içe aktarma ekranından yüklersiniz. Sighthem’de Sevk ekranındaki "e-Fatura XML (UBL)" butonu ya da Faturalar sayfasındaki XML butonu ile tek tıkla iner. Cari, stok ve sipariş kartları içinse ayrıca CSV/XLSX aktarımı vardır.
Üretilen e-fatura XML sadece Mikro ve Luca ile mi uyumlu?
Hayır, tek bir markaya bağlı değildir. UBL-TR 1.2 standardında üretildiği için UBL/XML ile içe aktarım yapan her e-fatura programı veya entegratörüyle uyumludur. Mikro ve Luca en yaygın örneklerdir; aynı dosya Logo eLogo, Nilvera, EDM, Uyumsoft, İzibiz ve Foriba dahil UBL-TR kabul eden tüm sistemlere yüklenir. Hem yurt içi e-fatura (TICARIFATURA) hem de ihracat e-faturası (IHRACAT, Gümrük üzerinden) profili desteklenir; XML, GİB şema doğrulamasından geçecek şekilde üretilir.
Muhasebecim Mikro kullanıyor, sistemini bozmadan kullanabilir miyim?
Evet, zaten önerilen kullanım budur. Muhasebeci Mikro’da çalışmaya devam eder; Sighthem ona düzenli, eksiksiz veri (cari, stok, sipariş, fatura) hazır formatta verir. Veri girişini siz değil sistem yapar; muhasebeci yalnızca içe aktarır. Mikro’yu söküp değiştirmeye gerek yoktur, bu da geçişin önündeki en büyük direnci ortadan kaldırır.
Cari ve stok kartlarını Mikro’ya aktarabilir miyim?
Evet. Sighthem, cari hesapları, ürün/stok kartlarını ve satış siparişlerini Mikro (DB EXIM), Logo (ExcelTrans) ve Netsis (Transfer) ekranlarının beklediği Türkçe alan başlıklarıyla CSV (UTF-8 BOM) veya Excel (XLSX) olarak dışa aktarır. Kolon eşlemesini programın kendi aktarım ekranında bir kez yaparsınız, sonrası tekrar kullanılır.
İhracat faturası (ihracat e-faturası) destekleniyor mu?
Evet. İhracatta alıcı yurt dışı olduğu için fatura, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı üzerinden giden IHRACAT profilinde üretilir: yurt dışı alıcı bilgisi, GTİP (her kalem için), Incoterms teslim şekli, taşıma şekli ve KDV istisna gerekçesi otomatik doldurulur. Belge başlığı yabancı alıcıya COMMERCIAL INVOICE olarak çıkar.
e-Arşiv faturası da bu XML ile gönderilir mi?
Bu aktarım e-Fatura (mükellefler arası) ve ihracat e-faturasını kapsar. e-Arşiv (e-fatura mükellefi olmayan alıcıya kesilen fatura) için faturayı yine muhasebe yazılımınız/entegratörünüz keser; Sighthem fatura verisini sağlar, GİB’e gönderim ve seri numarası entegratör tarafında atanır.
Tamamen Sighthem’e geçmek ne zaman mantıklı?
Muhasebecisi olmayan, yeni kurulan ya da henüz oturmuş bir muhasebe yazılımı bulunmayan küçük ihracatçılar için tek sistemde toplamak mantıklı olabilir. Ama yerleşik bir Mikro/Luca düzeni varsa doğru strateji değiştirmek değil, üstüne katman koymaktır: muhasebe orada kalır, operasyon Sighthem’de hızlanır.