Teklifi, proformayı ve siparişi tek akışta yöneten proforma fatura programı
Sighthem'in proforma fatura programı, teklifi ihracat belgesine çeviren yeri doldurur: ürün, miktar, Incoterm, teslim ve ödeme şekli baştan doğru kurulur, alıcı onayı sistem üzerinden alınır. Onay akışı taslak, onay bekliyor, kabul ve gönderildi durumlarıyla izlenir, onaylayan ve onay zamanı kaydedilir; çoklu para biriminde çalışır ve onaylanan proforma tek tıkla siparişe, oradan da sevk, akreditif ve faturaya temiz aktarılır. Excel'de proforma kopyalayıp tutarsız sürümlerle uğraşmayı bırakın.
Tekliften proformaya: aynı kalemler, tek akış
İhracatta süreç bir teklifle başlar; alıcı ilgilenince teklif proformaya döner. Sighthem bu geçişi tek akış olarak kurar, böylece kalemleri ikinci kez girmezsiniz.
- Teklifi ürün, miktar, birim fiyat ve para birimiyle oluşturun, alıcı ilgilendiğinde aynı kalemleri proformaya taşıyın
- Ürünleri ürün kartından seçin, GTİP ve menşe gibi alanlar kalemle birlikte gelsin, manuel kopyalamayı bırakın
- Teklif ve proformayı aynı müşteri kartında tutun, hangi alıcıya hangi sürümü gönderdiğinizi tek yerde görün
- Geçerlilik tarihi (validity) ve teslim süresi gibi koşulları belgeye yazın, alıcı beklentisini baştan netleştirin
Incoterm, teslim ve ödeme şekli: belgenin omurgası doğru kurulsun
Bir proformanın değeri tutarda değil, koşullarda gizlidir. Incoterm, teslim yeri ve ödeme şeklini doğru kurmak sonraki tüm belgeleri belirler.
- Incoterm kuralını (EXW, FOB, CIF, DAP ve diğerleri) ve teslim yerini proforma üzerinde tanımlayın, maliyet ve risk paylaşımını alıcıyla netleştirin
- Ödeme şeklini (peşin, vesaik mukabili, akreditif) proformada belirtin, sonraki adımların buna göre tetiklenmesini sağlayın
- Yükleme limanı, varış limanı ve teslim süresi gibi koşulları belgeye işleyin, alıcının onayladığı şartı kayıt altına alın
- Banka ve ödeme bilgilerini proformaya ekleyin, akreditif veya transferin doğru referansla açılmasını kolaylaştırın
Çoklu para birimi: alıcının para biriminde teklif verin
İhracatta fiyat çoğu zaman USD, EUR veya alıcının yerel para biriminde verilir. Sighthem proformayı doğru para biriminde üretir, sürpriz dönüşüm hatası yaşamazsınız.
- Proformayı USD, EUR ve diğer para birimlerinde oluşturun, alıcının beklediği para biriminde net teklif verin
- Birim fiyat, ara toplam ve genel toplamı seçtiğiniz para biriminde tutarlı gösterin, kalem bazında hesap hatasını önleyin
- Para birimini proforma üzerinde açıkça belirtin, akreditif ve fatura aşamasında uyumsuzluk riskini azaltın
- Aynı alıcıya farklı para birimlerinde proforma gerekiyorsa her belgeyi kendi para birimiyle ayrı tutun
Onay akışı ve durum takibi: hangi sürüm bağlayıcı, net olsun
Proforma nadiren ilk seferde kabul edilir; fiyat, miktar veya teslim koşulu birkaç tur döner. Sighthem proformayı durum bazında izler, böylece hangi sürümün bağlayıcı olduğu net kalır.
- Proformayı taslak, onay bekliyor, kabul edildi ve gönderildi durumlarıyla izleyin, hangi sürümün bağlayıcı olduğunu durumdan net görün
- Alıcı onayını sistem üzerinden alın, onaylayan kişiyi ve onay zamanını kayıt altına alarak hangi koşullarla kabul edildiğini netleştirin
- Reddedilen veya süresi geçen proformayı yeniden taslağa alıp revize edin, ekibin tamamı aynı güncel belgeye baksın
- Yalnızca kabul edilmiş veya gönderilmiş proformanın siparişe ve üretime geçişi açtığından emin olun, yanlış sürümle sevk ya da fatura riskini ortadan kaldırın
Proformadan siparişe: onaylanan teklif tek tıkla akışa girsin
Proformanın onaylanması işin başlangıcıdır, sonu değil. Sighthem onaylı proformayı siparişe çevirir ve tüm operasyonu tetikler.
- Onaylanan proformayı tek tıkla siparişe çevirin, miktar, fiyat ve koşullar parçalanmadan akışa girsin
- Ödeme şekline göre sonraki adımı tetikleyin, akreditifli işde L/C ve vesaik takibini, vesaik mukabilinde belge teslim akışını başlatın
- Siparişe bağlı stok rezervasyonu ve üretim planını sipariş kalemlerinden türetin, ikinci veri girişini ortadan kaldırın
- Kısmi sevk gerekiyorsa siparişi tek kaynak olarak kullanın, hangi kalemin ne kadar sevk edildiğini kalem bazında izleyin
Sonraki belgelere temiz aktarım: tek girilen veri sona kadar aksın
Proformaya girdiğiniz veri, akreditiften sevke ve faturaya kadar tekrar tekrar lazım olur. Sighthem bu veriyi bir kez tutar ve sonraki her belgeyi ondan besler.
- Proforma kalemlerini sevk, paket/palet ve çeki listesine taşıyın, ölçü ve adet bilgisini elle yeniden girmeyin
- Onaylı proformadaki kalem, miktar ve para birimini ihracat faturasına (COMMERCIAL INVOICE) ve UBL-TR e-faturaya aktarın, GİB şemasına uygun çıktı alın
- Incoterm, teslim ve ödeme şeklini akreditif şartlarıyla eşleştirin, vesaik setiyle uyumsuzluk (discrepancy) riskini erken yakalayın
- Sevk ekranından e-fatura XML'ini tek tıkla üretin, kopyalama ve veri giriş hatasını ortadan kaldırın
Görünürlük ve ekip yetkisi: kim hangi proformayı görüyor
Proforma satış, operasyon ve muhasebenin ortak değdiği bir belgedir. Sighthem herkesi aynı veride, doğru kapsamla buluşturur.
- Stacklenebilir yetki presetleriyle satış, operasyon ve muhasebe ekibine ayrı erişim verin, kimin hangi proformayı görüp düzenlediğini kontrol edin
- Bekleyen, onaylanan ve siparişe dönen proformaları durum bazında izleyin, hangi teklifin alıcıda beklediğini gözden kaçırmayın
- Mobil PWA ile sahadayken ve fuarda proforma durumunu telefondan görün, alıcıya anında yanıt verin
- Tüm proformalar tek workspace içinde dursun, veri çapraz workspace'e sızmadan tenant izolasyonu korunsun
Proformayı ürün kartından kalem seçerek oluşturun, alanları elle yazmayın. GTİP, menşe ve birim fiyat kalemle birlikte geldiğinde aynı veri sevke, faturaya ve akreditife tek seferde temiz aktarılır; her belgede yeniden yazmak hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır.
Teklif, proforma ve sipariş tek akışta birleştiğinde kalemleri yalnız bir kez girersiniz. Onaylanan proforma tek tıkla siparişe döndüğü için ekibin Excel'de proforma kopyalayıp tutarsız sürümlerle uğraştığı süre ve ona bağlı fatura, akreditif uyumsuzluğu ortadan kalkar.
Proformadaki Incoterm, para birimi ve ödeme şekli akreditif ve fatura ile birebir tutmazsa, bankada uygun olmayan ibraz (discrepancy) nedeniyle tahsilat gecikir veya rezerve düşer. Onaylı proformayı tek kaynak alın ve sonraki belgeleri her zaman ondan besleyin.
Sık Sorulan Sorular
Proforma fatura programı normal bir fatura programından ne ile ayrılır?
Normal fatura programı satış sonrası resmi faturayı keser. Proforma fatura programı ise satıştan önceki teklif aşamasını yönetir: alıcıya ürün, miktar, Incoterm, teslim ve ödeme şeklini bağlayıcı olmayan bir teklif olarak sunar, onay akışını izler ve onay alır. Sighthem bunu tek başına bir araç olarak değil, teklif, proforma, sipariş akışının doğal parçası olarak tutar; onaylanan proforma tek tıkla siparişe ve sonra ihracat faturasına döner.
Proforma faturada Incoterm ve ödeme şeklini tanımlayabiliyor muyum?
Evet. Incoterm kuralını (EXW, FOB, CIF, DAP ve diğerleri), teslim yerini ve ödeme şeklini (peşin, vesaik mukabili, akreditif) proforma üzerinde tanımlarsınız. Bu koşullar onaylı proformadan siparişe, oradan da akreditif, sevk ve faturaya temiz aktarılır. Böylece maliyet, risk paylaşımı ve ödeme akışı belgeler arasında tutarlı kalır.
Çoklu para biriminde proforma kesebiliyor muyum?
Evet. Proformayı USD, EUR veya alıcının beklediği başka bir para biriminde oluşturabilirsiniz. Birim fiyat, ara toplam ve genel toplam seçtiğiniz para biriminde tutarlı gösterilir. Para birimi proforma üzerinde açıkça yer aldığı için akreditif ve fatura aşamasında uyumsuzluk riski azalır.
Proforma birkaç kez revize oluyor, hangi sürümün bağlayıcı olduğunu nasıl takip ederim?
Sighthem proformayı durum bazında izler: taslak, onay bekliyor, kabul edildi ve gönderildi. Reddedilen veya süresi geçen proformayı yeniden taslağa alıp revize edersiniz. Alıcı onayını sistem üzerinden alırsınız, onaylayan kişi ve onay zamanı kayıt altına alındığı için hangi sürümün hangi koşullarla kabul edildiği nettir. Yalnızca kabul edilmiş veya gönderilmiş proforma siparişe ve üretime geçişi açtığından, yanlış sürümle sevk ya da fatura riski ortadan kalkar.
Onaylanan proformayı tekrar veri girmeden siparişe ve faturaya dönüştürebilir miyim?
Evet, akışın özü budur. Onaylı proformayı tek tıkla siparişe çevirirsiniz; miktar, fiyat, Incoterm ve para birimi parçalanmadan akışa girer. Aynı kalemler sevk, paket/palet ve çeki listesine, ardından ihracat için COMMERCIAL INVOICE ve yurt içi için UBL-TR e-faturaya aktarılır. Sevk ekranından e-fatura XML'ini tek tıkla alıp muhasebe yazılımınıza temiz geçirebilirsiniz.
Excel'de tuttuğum proformalardan Sighthem'e nasıl geçerim?
Sighthem'i 14 gün boyunca PRO planıyla ücretsiz, kart bilgisi vermeden deneyebilirsiniz. Müşteri ve ürün verinizi sisteme taşıyıp gerçek bir teklif, proforma, sipariş akışında test edersiniz. Ürünleri ürün kartından seçerek proforma oluşturduğunuzda, Excel'de parça parça tuttuğunuz tutarsız sürümler yerine tek kaynaktan beslenen, onaylanabilir ve sonraki belgelere aktarılabilir bir proforma elde edersiniz.
Teklif, proforma ve siparişi tek akışta birleştirin, her belgeyi onaylı proformadan besleyin. Sighthem'i 14 gün PRO planıyla ücretsiz deneyin, kart bilgisi gerekmez.
14 günlük PRO denemesini başlat · İhracat CRM · En iyi dış ticaret yazılımı · Fiyatları gör